Mengajukan cuti studi merupakan hak mahasiswa yang difasilitasi oleh kampus melalui prosedur yang terstruktur. Proses ini melibatkan pengisian data secara online yang dilanjutkan dengan validasi persetujuan dari pihak Program Studi (Prodi) sebelum surat resmi diterbitkan oleh bagian administrasi.

Berikut adalah langkah-langkah lengkap yang perlu Anda lakukan:

1. Pengajuan Online dan Pencetakan Lembar Persetujuan

Langkah awal Anda perlu mengakses layanan administrasi melalui tautan https://linktr.ee/akademikuwg. Silakan pilih menu permohonan Cuti Studi dan isi kelengkapan data diri Anda pada Google Form yang tersedia. 

Penting: Setelah mengisi form, Anda diwajibkan untuk mencetak Lembar Persetujuan Cuti. 

2. Meminta Persetujuan Kaprodi atau Dosen Wali

 Bawa Lembar Persetujuan Cuti yang sudah Anda cetak sebelumnya untuk ditandatangani oleh Kepala Program Studi (Kaprodi) atau Dosen Wali Anda. 

3. Penyerahan Berkas ke Staff Akademik

Setelah mendapatkan tanda tangan persetujuan dari Kaprodi/Dosen Wali, langkah Anda selanjutnya adalah membawa lembar persetujuan fisik tersebut ke pelayanan akademik. Serahkan dokumen tersebut kepada Staff Akademik untuk diproses lebih lanjut. 

4. Penerbitan Surat Cuti oleh Staff Akademik

Setelah menerima lembar persetujuan yang sah, Staff Akademik akan mulai memproses permohonan Anda di sistem. Staff kemudian akan menerbitkan dan mencetak draf resmi Surat Cuti Studi mahasiswa yang bersangkutan. 

5. Pengecekan dan Pengesahan oleh Kepala Bagian

Dokumen yang telah dicetak oleh staff akan diteruskan kepada Kepala Bagian (Kabag) Administrasi dan Akademik. Kabag akan mencermati kembali dokumen tersebut dan memberikan tanda tangan pengesahan. 

6. Pengambilan Surat Cuti oleh Mahasiswa

Setelah resmi ditandatangani oleh Kepala Bagian, berkas akan dikembalikan ke meja Staff Akademik untuk diserahkan kepada Anda. Anda dapat langsung mengambil Surat Cuti Studi yang sudah jadi di layanan Akademik. Saat proses serah terima, Anda wajib menandatangani buku permohonan Surat Cuti Studi Mahasiswa. Tanda tangan ini berfungsi sebagai bukti pengambilan bagi Anda dan dokumen arsip bagi pihak kampus. 

Jika Anda mengalami kendala atau memiliki pertanyaan lebih lanjut selama proses pengajuan, jangan ragu untuk menghubungi pusat layanan informasi akademik UWG. (c)