Setiap kali jurnal UWG menerbitkan issue baru atau ada artikel yang belum terindeks, editor/pengelola perlu mengirim pemberitahuan pembaruan ke Tim Portal GARUDA. Surat elektronik (email) berisi identitas jurnal (E-ISSN/P-ISSN), tautan laman OJS, tautan halaman jurnal di GARUDA, serta daftar issue/artikel yang dimohon untuk diindeks (dengan URL langsung). Pastikan OAI-PMH OJS aktif.

• GARUDA biasanya merespons dalam 3–7 hari kerja. Jika belum ada tanggapan setelah 7 hari, lakukan follow-up pada thread email yang sama.
• Email dikirimkan ke [email protected] atau [email protected] 

Template email

Subject: Mohon Pembaruan Indeks Terbitan Terbaru – [Nama Jurnal], E-ISSN [xxxx-xxxx]

Yth. Tim Portal GARUDA,

Sehubungan dengan upaya peningkatan kualitas dan jangkauan publikasi ilmiah, kami dari redaksi [Nama Jurnal] – Universitas Widya Gama Malang (UWG) bermaksud mengajukan pembaruan indeks untuk terbitan terbaru kami. Berikut informasi ringkas jurnal:

Nama Jurnal: [Nama Jurnal]

Penerbit: Universitas Widya Gama Malang (LPPM UWG)

E-ISSN: [xxxx-xxxx]

P-ISSN: [xxxx-xxxx] (jika ada)

Homepage OJS: [https://…/index.php/…]

Halaman Jurnal di GARUDA: [https://garuda.kemdikbud.go.id/journal/view/……]

OAI-PMH Base URL: [https://…/oai/] (aktif)

Berikut daftar terbitan yang perlu diindeks/diperbarui:

Vol. [x] No. [y] ([Tahun]) – [URL issue langsung]

Vol. [x] No. [y] ([Tahun]) – [URL issue langsung]

(Opsional) Daftar artikel yang belum terindeks beserta URL artikel/DOI:

[Judul Artikel] – [URL artikel] – DOI: [xx.xxxx/…]

[Judul Artikel] – [URL artikel] – DOI: [xx.xxxx/…]

Seluruh metadata artikel telah kami lengkapi di OJS (judul, penulis/afiliasi, abstrak, kata kunci, referensi, lisensi), dan OAI-PMH dalam kondisi dapat di-harvest. Mohon kiranya dibantu untuk pemutakhiran indeks pada portal GARUDA.

Apabila dibutuhkan informasi tambahan atau verifikasi lebih lanjut, kami siap menyediakan data yang diperlukan. Atas perhatian dan kerja sama Tim GARUDA, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Lengkap Editor/Managing Editor]
[Posisi], [Nama Jurnal]
Universitas Widya Gama Malang (UWG)
Email: [[email protected]] | Telp/WA: [08xx-xxxx-xxxx]

Tips cepat

• CC: LPPM UWG untuk arsip institusi.
• Pastikan URL issue/artikel dapat diakses publik (tanpa login).
• Jaga konsistensi nama jurnal, ISSN, penerbit, dan OAI URL antara OJS & formulir/ email.
• Simpan bukti tanggapan GARUDA untuk kebutuhan akreditasi.