Untuk memperluas jangkauan publikasi ilmiah dan memperkuat reputasi akademik, jurnal di lingkungan Universitas Widya Gama Malang (UWG) perlu terdaftar pada GARUDA Kemdikbud. Artikel ini merangkum langkah pengajuan—mulai dari prasyarat OJS/OAI-PMH, pengisian formulir suggest journal, hingga pemantauan hasil—dengan penekanan konsistensi identitas UWG.

A. Prasyarat (disarankan)

• OJS aktif dengan halaman lengkap: About, Focus & Scope, Editorial Board, Ethics, License, Frequency.
• Edisi perdana terbit (full-text) dan ISSN/e-ISSN sudah ada/ dalam proses.
• OAI-PMH aktif (contoh endpoint: https://editorial.publishing-widyagama.ac.id/oai/).
• Kontak jurnal menggunakan email institusi UWG (mis. [email protected]).
• Publisher ditulis Universitas Widya Gama Malang (UWG) / LPPM UWG.

B. Langkah Pengajuan (Suggest Journal)

• Buka https://garuda.kemdikbud.go.id/suggest di peramban.
• Isi formulir dengan data berikut secara akurat:
• Journal Title: Nama jurnal UWG.
• Journal URL / Homepage: URL beranda OJS jurnal.
• Publisher: Universitas Widya Gama Malang (LPPM UWG).
• Contact Person & Email: Ketua Dewan Editor/Managing Editor (gunakan email institusi).
• ISSN / e-ISSN.
• Discipline/Subject: Sesuai scope jurnal.
• Country & Language.
• OAI Base URL: Endpoint OAI-PMH OJS.
• Additional Info (opsional): frekuensi terbit, tahun mulai, lisensi (mis. CC BY), tautan Editorial Board, Author Guidelines.
• Periksa kembali seluruh isian → klik Submit.

C. Evaluasi & Tindak Lanjut

• Evaluasi oleh Tim GARUDA: mereka memverifikasi kelengkapan, keterbacaan OAI, konsistensi data (judul, ISSN, penerbit). Permohonan dapat diterima atau ditolak bila tidak memenuhi standar.
• Jika diterima (OJS/OAI aktif): GARUDA akan meng-harvest metadata secara berkala. Pastikan setiap terbitan baru dipublikasikan lengkap agar otomatis terindeks.
• Jika platform tidak mendukung OAI: pengelola wajib mengirim metadata setiap terbitan sesuai format yang diminta GARUDA (tidak direkomendasikan; UWG menganjurkan OJS).
• Monitoring: Setelah pengajuan, pantau halaman jurnal di GARUDA. Simpan bukti indeksasi untuk arsip akreditasi dan informasikan ke LPPM UWG.

D. Catatan Penting untuk UWG

• Gunakan nama, logo, dan identitas UWG secara konsisten di OJS dan formulir GARUDA.
• Pastikan robots.txt/firewall tidak memblokir akses ke endpoint /oai/.
• Perubahan data inti (judul jurnal, URL, penerbit, ISSN) harap dikomunikasikan ke LPPM agar terdokumentasi dan, bila perlu, dilaporkan ke GARUDA.

Dengan OJS tertata, OAI-PMH aktif, dan data jurnal yang akurat, proses indeksasi GARUDA akan berjalan lancar serta berkelanjutan. Setelah terindeks, lakukan pemantauan berkala dan koordinasi melalui LPPM UWG agar visibilitas dan dampak publikasi kampus terus meningkat.